Le séminaire est une activité très courante. Il est défini comme étant une conférence ou une série de conférences consacré à l'étude de certaines questions précises ou de certains problèmes. Le séminaire se doit d'être organisé de manière parfaite. C'est un évènement qui fait très souvent intervenir des érudits de certaines questions (grands professeurs, experts, chercheurs).C'est donc un évènement de grande taille, qui se doit d'être organisé le mieux possible.

Le séminaire est organisé sur la base d'un cahier des charges. Le cahier des charges, encore appelé brief, est le document qui fixe les grandes lignes de l'évènement. Le cahier des charges fixe l'objectif de l'évènement (faire des réflexions sur un thème, stimuler, décerner des prix et récompenses, informer). Il identifie le public concerné (employés de l'entreprise, clients, partenaires de l'entreprise,.), ainsi que le nombre de personnes que l'on attend. Le cahier des charges précise aussi la(es) date(s) et lieu de l'évènement. Il fait en outre mention du budget alloué, c'est-à-dire l'ensemble des dépenses qu'il faudra effectuer pour pouvoir organiser l'évènement.

Le séminaire se tient dans un lieu prévu à l'avance. Un séminaire peut se tenir à divers endroits. Mais parmi ces endroits, il y en a qui sont plus indiqués et plus prisés que d'autres. Parmi ces endroits, on peut citer :

• Les salles de conférence des grands hôtels ou un palais des congrès.
• Les salles de réunion qui se trouvent dans les grands centres d'affaires.
• Les péniches (indiqués pour organiser les cocktails ou déjeuners).
• Les halls d'exposition.
• Les châteaux ou monuments de style classique.

Pour choisir le lieu, il faut tenir compte non seulement du budget dont on dispose, mais aussi du genre d'évènement organisé. Pour une réunion de travail ou pour un colloque, le Palais des congrès est conseillé. Si ces deux derniers évènements concernent les clients, vous pouvez opter pour un endroit insolite, mais chic. S'ils concernent les salariés, vous pouvez le faire sur les lieux où un évènement qui diverti est organisé. Le séminaire doit se tenir dans un lieu approprié

Le séminaire requiert d'autres choses quant à son organisation. Lesquelles ?

Le séminaire devrait être organisé dans une salle bien choisie. Cette salle peut être disposée de diverses manières :

• La disposition en ovale ou en U. Elle est indiquée pour les réunions dont le nombre de participants est limité, et lorsqu'une projection est prévue.
• La disposition en théâtre (l'orateur en face des participants, ces derniers étant assis sur des sièges un peu espacés).
• La disposition en école. Elle correspond à la disposition d'une salle de classe classique.
• La disposition cocktail.

Un séminaire requiert la présence de moult prestataires. Quels sont ces derniers ?

• Les hôtesses et les vestiairistes. Pendant le séminaire elles sont chargées d'accueillir les participants
• Les traiteurs. Le séminaire requiert leur présence. Ils assument plusieurs fonctions, notamment le service du café d'accueil et des pauses, ainsi que du déjeuner ou du dîner.
• L'éclairage, la sonorisation et l'enregistrement des débats. Ces trois choses sont assurées par une régie choisie à cet effet.
• Les traducteurs. Le séminaire exige souvent la présence de traducteurs interprètes. Surtout en présence de participants ou d'intervenants étrangers.
• La décoration. Le séminaire devrait se tenir dans un endroit beau. La décoration s'en chargera.

Le séminaire est un évènement prestigieux. La salle doit donc être bien disposée et les prestataires bien choisis.

Le séminaire a besoin de supports de communication. Ces supports sont :

• Le badge. Il permet de repérer un intervenant si besoin est, de savoir qui est ou non présent. Il comporte les prénoms et noms de son détenteur.
• Le coupon-réponse. Il sert de pièce jointe à l'invitation, et comporte un recto et un verso
• Le carton d'invitation. Il est adressé aux invités assistants ou participants.
• Le dossier du participant.
• La mallette du participant.
• La signalétique.

Le séminaire est suivi d'un débriefing. C'est une phase de l'organisation à ne pas négliger. Elle consiste à établir un bilan de l'évènement. Le séminaire a-t-il été bien organisé ? Y a-t-il eu des problèmes (notamment techniques) ? Les délais ont-ils été respectés ? Le séminaire a-t-il eu bonne presse ? Comment éviter les erreurs commises dans le futur ? Autant de question auxquelles l'on répondra lors du débriefing. Le débriefing permet aux organisateurs de voir quelles erreurs ils ont commises, et de tout faire pour ne plus tomber dans le même piège.

Le séminaire est un évènement important. Le séminaire éclaire sur certains sujets importants. Il se doit donc d'être organisé de fort belle manière.

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