Organisation Événement

 

Organisation évènement: l'essentiel

 

Organisation évènement semble être chose facile, mais ce n'est pas le cas. En effet, l'organisation d'un évènement obéit à certaines règles précises qui peuvent être résumées en plusieurs étapes.

L'entrée en matière par Organisation évènement est le choix du public cible et du thème de l'événement. Mais lorsqu'il s'agit d'un événement interne avec les cadres de l'entreprise ou avec les partenaires on n'emploie pas les mêmes expressions.

La deuxième étape de l'organisation d'un évènement est le choix de l'intervenant. Cette phase est aussi importante. En général, pour un colloque en interne, il est conseillé de faire appel à une personne extérieure à l'entreprise, de préférence connue. À l'inverse, l'intervention d'une personne de la société est plus appropriée pour un événement à destination de ses clients. Ce que les cadres préfèrent, ce sont les managers d'autres entreprises qui apportent un regard extérieur à leur organisation interne. C'est d'autant plus intéressant que faire appel à ces personnes est souvent moins onéreux que de solliciter un professeur ou un journaliste.

L'autre étape de l'organisation d'un évènement est la sélection et la réservation d'une salle. Ceci doit être effectué le plus tôt possible. Le choix du lieu de l'événement est capital. À la limite, c'est le premier élément dont il faut s'occuper, voire même avant le choix du sujet. Car il faut s'assurer d'une salle bien proportionnée par rapport au public attendu et bien située.

Un autre élément à prendre en compte pour l'organisation d'un évènement est : le choix de la date. Il faut faire très attention au calendrier et proscrire absolument les périodes de vacances scolaires ainsi que certains jours de la semaine : le lundi et le vendredi, période de début ou de fin de semaine ainsi que le mercredi, jour des enfants. Avant de poser une date, il faut se rassurer dans son secteur qu'un événement similaire ne se déroule pas pendant ou autour de la période choisie.

Organisation évènement : mise sur pied d'un comité

 

L'organisation d'un évènement sera couronnée de succès si et seulement si beaucoup de travail et la planification sont effectués. En effet , le rôle du comité est de superviser les activités liées à l'organisation de cet événement. Sil s'agit d'un événement à titre personnel, assurez-vous de recruter une équipe de bénévoles enthousiastes, possédant diverses compétences et expériences pour vous aider à mener à bien les nombreux éléments de votre événement. En donnant aux membres de votre comité des tâches et des responsabilités qui correspondent à leurs compétences (p. ex. recrutement de bénévoles pour le jour de l'événement, vente des billets ou supervision du décor), vous vous assurerez que personne ne soit surchargé de travail. C'est aussi une bonne idée d'organiser des réunions de comité à l'approche de votre événement afin de suivre les progrès. On note que l'organisation d'un évènement peut tout à fait être assurée en interne. En effet, ce n'est pas toute l'organisation d'un évènement qui est confiée à une agence événementielle. Pour les événements de petite envergure, un responsable assisté d'une autre personne suffisent. Le binôme se fera aider par une régie technique et le service des Ressources Humaines qui fournira la liste des personnes à inviter. Organisation évènement sera un succès si vous tenez compte de tous ces paramètres.

Organisation évènement : le budget

 

Le budget est un élément clé dans l'organisation d'un évènement. En effet, c'est à partir du budget établi qu'on pourra atteindre les objectifs que l'entreprise s'est fixée. Mais ce budget est établi en fonction du type d'événement. Ces coûts varient en fonction de l'événement à organiser. En effet, il est très difficile de généraliser et d'établir une moyenne tant les facteurs peuvent varier d'un événement à l'autre. Les deux postes de dépenses les plus importants sont souvent la location de la salle et le buffet de clôture. Le comité d'organisation prendra soin de soigner le buffet pour un public extérieur à l'entreprise. Pour un colloque interne, un cocktail plus frugal peut suffire. En établissant le budget, il faudra aussi tenir compte de l'enveloppe de l'intervenant.

L'organisation d'un évènement devrait aussi déterminer l'heure. De ce fait, pour un événement qui dure 1h30, la fin d'après-midi est conseillée. Pour une conférence organisée avec des invités externes, le créneau de 18h à 19h30 est très approprié. Un cocktail sera le bienvenu car il pourra permettre aux personnes présentes de faire connaissance et de discuter. Pour un événement interne à l'entreprise, on peut avancer l'heure à 17h30. Attention aux décalages horaires si la réunion a lieu en conférence call avec des filiales internationales ou des clients étrangers. Et, une fois que tous ces paramètres sont fins prêts, il ne reste plus qu'à lancer les invitations. Tout l'art de l'organisation évènement est de savoir inviter ni trop tôt, ni trop tard. Pour un événement externe, il faut que la réception de l'invitation se fasse trois semaines avant le jour J. Pour un colloque interne, quinze jours suffisent.